このたび、第15回隠岐の島ウルトラマラソンに参加される皆様へ向けた関係書類及び用品発送に関しまして、個人情報を含む文書の誤送付が発生いたしました。
以下のとおり事実関係を確認し、必要な措置を講じることとしましたので、概要をお知らせさせていただきます。
関係者の皆様には、多大なご迷惑をおかけいたしましたことに深くお詫び申し上げますとともに、このたびの事態を重く受け止め、今後このようなことが発生しないよう再発防止に取り組んでまいります。

 

1.誤送付した書類及び記載されていた個人情報

・第15回隠岐の島ウルトラマラソン大会誓約書

〔参加される方ごとの住所、氏名、出場種目、ナンバーカード番号〕

 

2.概要

令和4年5月27日に実行委員会が委託していた業者から第15回隠岐の島ウルトラマラソンに参加される皆様(747名)への関係書類及び用品を発送する際、誤って他者の情報が記載された「大会誓約書」を同梱し送付していました。

 

3.発生原因

委託業者が書類を同梱する際に、大会誓約書に個人情報が記載されていることを見落として作業を行ったことが原因です。

 

4.事実経過

〇5月27日(金)

・委託業者から第15回隠岐の島ウルトラマラソンに参加される皆様(747名)へ関係書類及び用品が発送されました。

〇5月30日(月)

・5名の方から、他者の情報が印字された誓約書が同梱されていた旨の電話があり、誤送付が発覚しました。電話にてお詫びし、誤って届いた誓約書については保管しておいていただくようお願いしました。

・委託業者に対して、誤送付の経緯調査を指示しました。

〇5月31日(火)

・2名の方から、前日同様の内容の電話・メールがあり、お詫びするとともに誤って届いた大会誓約書については保管しておいていただくようお願いしました。

・委託業者から、原因の報告と、誤送付は全ての皆様(747名)及んでいる報告を受けました。

・ホームページ上で本件のお詫びと対応について掲載させていただくとともに、全ての皆様(747名)へお詫びと対応等について記載した文書をお送りさせていただくことといたしました。

 

5.対応

・全ての皆様(747名)に正当な大会誓約書を再送付させていただきます。

・全ての皆様(747名)に誤って送付した誓約書について、返送いただくようお願いします。(返送用封筒を同封しますので、事務局あて返送をお願いします。)

 

6.再発防止策

・発送業務における工程の見直し

発送業務における確認作業の人的ミスの分析や作業工程の改善点の洗い出しを行い、作業手順の見直しと封入時のチェックを強化いたします。